โปรแกรมเงินเดือน SME เลือกยังไงให้พอดีกับธุรกิจ
โปรแกรมเงินเดือน SME มีโจทย์คนละแบบกับระบบขององค์กรใหญ่ บริษัท 500 คนต้องการสายอนุมัติและการวางแผนกำลังคน ส่วนบริษัท 12 คนต้องการแค่ให้เงินเดือนถูก ภาษีถูก และยื่นเอกสารทัน โดยกินเวลาวันเสาร์ของเจ้าของให้น้อยที่สุด
บทความนี้สรุปว่า SME ต้องการอะไรจริง ๆ ไม่ควรจ่ายค่าอะไร และจุดคุ้มทุนอยู่ตรงไหน โดยคำนวณให้ดู ไม่ใช่เดา
5 ปัญหาเงินเดือนที่ SME เจอจริง
คนทำเงินเดือนไม่ใช่ HR
ใน SME ส่วนใหญ่ งานเงินเดือนอยู่กับเจ้าของ ฝ่ายบัญชี หรือธุรการที่ทำงานอีกห้าอย่างพร้อมกัน ไม่ได้ผิดพลาดเพราะสะเพร่า แต่เพราะทำงานเฉพาะทางแบบไม่เต็มเวลา
คนเข้าออกบ่อยกว่าที่คิด
ทีมเล็กมีคนเปลี่ยนบ่อย และทุกครั้งที่มีคนเข้าหรือออกกลางเดือน ต้องคิดค่าจ้างตามสัดส่วนและเฉลี่ยภาษีตามเดือนที่ทำงานจริง จุดนี้คือจุดที่การทำมือพังก่อนเสมอ
มีทั้งรายเดือนและรายวันในบริษัทเดียว
ร้านอาหาร โรงงานเล็ก และร้านค้ามักมีทั้งสองแบบ ซึ่งคิดคนละวิธี และอัตรา OT ต่อชั่วโมงก็ใช้คนละสูตร ดูเพิ่มที่ พนักงานรายเดือน vs รายวัน
เอกสารราชการมาทุกเดือนไม่รอใคร
ภ.ง.ด.1 และ สปส.1-10 ยื่นทุกเดือน ส่วน 50 ทวิ และ กท.20ก ยื่นรายปี กำหนดส่งมาถึงไม่ว่าเดือนนั้นจะมีใครว่างหรือไม่ ดูเพิ่มที่ 50 ทวิ และ ภ.ง.ด.1 คืออะไร
ไม่มีใครสำรองงานให้
ถ้าคนเดียวที่เข้าใจไฟล์เงินเดือนลาหยุด หรือลาออก ธุรกิจเล็กมักพบว่าไม่มีใครรู้ว่าสูตรทำงานยังไง การเก็บข้อมูลบนระบบที่เข้าได้มากกว่าหนึ่งคนแก้ปัญหานี้ได้ด้วยต้นทุนต่ำ
SME ต้องการอะไร และไม่ควรจ่ายค่าอะไร
| จำเป็นต้องมี | มักไม่คุ้มที่จะจ่าย |
|---|---|
| คำนวณเงินเดือน OT เงินเพิ่ม เงินหัก | ระบบประเมินผลงาน |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่ายแบบคิดทั้งปี | ผังสมรรถนะและเส้นทางอาชีพ |
| ประกันสังคมที่แยกฐานค่าจ้างถูก | ระบบสรรหาและติดตามผู้สมัคร |
| สลิปเงินเดือน | ระบบฝึกอบรมและ e-learning |
| 50 ทวิ · ภ.ง.ด.1 · สปส.1-10 · กท.20ก | สายอนุมัติหลายชั้น |
| ส่งออก CSV ให้ฝ่ายบัญชี | เซิร์ฟเวอร์ในองค์กรและงานดูแลไอที |
คุ้มไหม? คำนวณจุดคุ้มทุนให้ดู
SME ส่วนใหญ่เทียบค่าโปรแกรมกับศูนย์ เพราะรู้สึกว่าทำเองไม่เสียเงิน ความจริงคือเสีย — เสียเป็นค่าแรงของคนที่นั่งทำ ตารางนี้คิดจากชั่วโมงทำงานปกติ 22 วัน × 8 ชั่วโมง
| เงินเดือนคนทำ | ค่าแรง/ชม. | 3 ชม./เดือน | 5 ชม./เดือน | 8 ชม./เดือน |
|---|---|---|---|---|
| 18,000 | 102.27 | 306.82 | 511.36 | 818.18 |
| 25,000 | 142.05 | 426.14 | 710.23 | 1,136.36 |
| 35,000 | 198.86 | 596.59 | 994.32 | 1,590.91 |
| 45,000 | 255.68 | 767.05 | 1,278.41 | 2,045.45 |
จุดคุ้มทุนของธุรกิจ 1-10 คน
| eSimPayroll แพ็กเกจ 1-10 คน รายเดือน | 590.00 |
| จ่ายรายปี (จ่าย 10 เดือน ใช้ 12 เดือน) — เฉลี่ย/เดือน | 491.67 |
| จุดคุ้มทุนกับคนเงินเดือน 25,000 — รายเดือน | 4.2 ชม. |
| จุดคุ้มทุนกับคนเงินเดือน 25,000 — รายปี | 3.5 ชม. |
พูดอีกอย่างคือ ถ้าการทำเงินเดือนของธุรกิจขนาดนี้ใช้เวลาเกิน ประมาณ 4 ชั่วโมงต่อเดือน ค่าโปรแกรมถูกกว่าการทำมือ โดยที่ยังไม่ได้นับต้นทุนของการยื่นเอกสารผิดแม้แต่ครั้งเดียว ดูราคาทั้งหมดที่ หน้าแพ็กเกจและราคา
เช็คลิสต์ 7 ข้อก่อนเลือก
- รองรับทั้งพนักงานรายเดือนและรายวันไหม
- คนเข้างานวันที่ 16 หารค่าจ้างตามวันให้ไหม
- คิดภาษีจากเงินได้ทั้งปี และคำนวณใหม่เมื่อขึ้นเงินเดือนไหม
- เพดานประกันสังคมแก้เองได้ไหม และกัน OT ออกจากฐานหรือเปล่า
- ออก 50 ทวิ ภ.ง.ด.1 และ สปส.1-10 โดยไม่ต้องคีย์ซ้ำไหม
- ส่งออกข้อมูลเป็น CSV ได้ทั้งหมดไหม เผื่อวันหนึ่งอยากย้ายออก
- คนที่สองล็อกอินเข้ามาทำแทนได้ไหมตอนคนแรกไม่อยู่
ทดสอบด้วยเดือนที่จ่ายเงินไปแล้วจริง ไม่ใช่ข้อมูลตัวอย่าง เพราะข้อมูลตัวอย่างจะซ่อนเคสยาก ๆ ไว้ ทั้งคนเข้ากลางเดือน คนที่ลาออก และคนที่มี OT
eSimPayroll อยู่ตรงไหนในภาพนี้
eSimPayroll ทำมาเพื่อธุรกิจขนาดนี้โดยตรง แพ็กเกจเริ่มต้น 590 บาท/เดือน สำหรับพนักงาน 1-10 คน และขยายได้ถึง 100 คน โดยทุกอย่างในคอลัมน์ "จำเป็นต้องมี" ข้างบนรวมอยู่แล้ว ไม่ได้แยกขายเป็นโมดูลเสริม ส่วนสำนักงานบัญชีที่ทำเงินเดือนให้ลูกค้าหลายบริษัทมีแพ็กเกจแยกให้
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมเงินเดือน SME ควรมีอะไรบ้าง
อย่างน้อย 6 อย่าง คือ คำนวณเงินเดือนและ OT · ภาษีหัก ณ ที่จ่ายแบบคิดทั้งปี · ประกันสังคมที่แยกฐานค่าจ้างถูก · สลิปเงินเดือน · เอกสารยื่นราชการ 50 ทวิ ภ.ง.ด.1 สปส.1-10 · และส่งออก CSV ได้ ส่วนโมดูลอย่างระบบประเมินผลหรือผังสมรรถนะ ธุรกิจเล็กแทบไม่ได้เปิดใช้
ธุรกิจขนาดเล็กควรเริ่มใช้ตอนไหน
ดูจากเวลา ถ้าทำเงินเดือนแต่ละรอบใช้เวลาเกิน 3-4 ชั่วโมง หรือมีคนเข้าออกระหว่างปี มีพนักงานรายวัน มี OT หรือมีคนดูแลมากกว่าหนึ่งคน ต้นทุนเวลามักสูงกว่าค่าโปรแกรมแล้ว ส่วนธุรกิจที่มีพนักงาน 2-3 คนเป็นรายเดือนและไม่มีคนเข้าออก ยังรอได้
โปรแกรมเงินเดือนสำหรับ SME ราคาเท่าไหร่
ในไทยมักคิดตามจำนวนพนักงานและเก็บรายเดือน ของ eSimPayroll เริ่ม 590 บาท/เดือน สำหรับ 1-10 คน จ่ายรายปีจ่าย 10 เดือนใช้ 12 เดือน เฉลี่ยราว 492 บาท/เดือน ตัวเลขที่ควรเทียบไม่ใช่ค่าโปรแกรมอย่างเดียว แต่คือค่าโปรแกรมเทียบกับค่าแรงของคนที่นั่งทำเงินเดือนเอง
SME จำเป็นต้องซื้อระบบ HR ครบวงจรไหม
ส่วนใหญ่ไม่จำเป็น ระบบ HR ครบวงจรรวมงานสรรหา ประเมินผล ฝึกอบรม และโครงสร้างองค์กร ซึ่งธุรกิจเล็กมักไม่ได้เปิดใช้ การจ่ายค่าโมดูลที่ไม่ได้ใช้เป็นสาเหตุต้น ๆ ที่ธุรกิจจ่ายค่าระบบแพงเกินจริง และหน้าจอที่เพิ่มมาทำให้ใช้ยากขึ้น
สรุป
การเลือกโปรแกรมเงินเดือน SME ส่วนใหญ่คือการตัดออก ดูว่าจริง ๆ แล้วทำอะไรทุกเดือนบ้าง ปฏิเสธที่จะจ่ายค่าส่วนที่เหลือ แล้วตรวจ 4 เคสยาก คือคนเข้ากลางเดือน คนลาออก พนักงานรายวัน และการขึ้นเงินเดือนกลางปี จากนั้นค่อยเทียบราคากับชั่วโมงที่เสียไปอยู่แล้ว ไม่ใช่เทียบกับศูนย์
