โปรแกรม Payroll มีอะไรบ้าง? 10 ฟีเจอร์ที่ HR และฝ่ายบัญชีควรมี
โปรแกรม Payroll คือโปรแกรมที่คำนวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบตามกฎหมาย แล้วออกสลิปเงินเดือนพร้อมเอกสารที่นายจ้างต้องยื่นราชการ แต่คำนี้ครอบคลุมสินค้าหลากหลายมาก บางตัวทำครบ บางตัวจบแค่คิดเลขแล้วปล่อยงานเอกสารให้คุณทำเอง
บทความนี้รวม 10 ฟีเจอร์ที่ระบบ Payroll ควรมีครบ เพื่อให้งานจบจริงในบริบทกฎหมายไทย ใช้เป็นเช็คลิสต์ตอนเทียบสินค้าได้เลย เพราะถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่ง งานส่วนนั้นจะย้อนกลับไปทำมือ
10 ฟีเจอร์ที่โปรแกรม Payroll ควรมี
จัดการข้อมูลพนักงาน
ฐานข้อมูลที่ทุกอย่างดึงไปใช้ ทั้งชื่อ เลขบัตรประชาชน ตำแหน่ง แผนก วันเริ่มงาน วันลาออก ประเภทการจ้าง เงินเดือน เลขบัญชีธนาคาร และค่าลดหย่อนภาษี เช่น คู่สมรส บุตร และลดหย่อนอื่น
คำนวณเงินเดือน
ต้องรองรับทั้งพนักงานรายเดือนและรายวัน เพราะวิธีคิดต่างกัน รายเดือนได้ค่าจ้างคงที่ และคิดตามสัดส่วนวันเมื่อเข้าหรือออกกลางงวด ส่วนรายวันคิดจากจำนวนวันทำงานจริง
ควรตั้งวันตัดรอบได้ตามที่บริษัทใช้จริง และรองรับการจ่ายเดือนละ 2 รอบ ถ้าธุรกิจจ่ายแบบนั้น
ค่าล่วงเวลา (OT)
กฎหมายไทยกำหนดตัวคูณต่างกันตามช่วงเวลาที่ทำ เช่น 1.5 เท่า สำหรับล่วงเวลาวันทำงาน และ 3 เท่า สำหรับล่วงเวลาวันหยุด ส่วนอัตราต่อชั่วโมงก็คำนวณคนละสูตรระหว่างรายเดือนกับรายวัน
เงินเพิ่มและเงินหัก
นอกจากค่าจ้างฐานยังมีค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน ค่าเดินทาง ค่าตำแหน่ง โบนัส และฝั่งเงินหักอย่างหักขาดงาน เงินกู้บริษัท กยศ. และเงินเบิกล่วงหน้ากลางเดือน
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ส่วนที่เข้าใจผิดกันมากที่สุด ภาษีหัก ณ ที่จ่ายของไทยไม่ได้คิดทีละเดือน แต่คิดจากเงินได้ทั้งปีภาษี หักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อน เข้าอัตราก้าวหน้า แล้วจึงหารเฉลี่ยตามเดือนที่ทำงาน
เพราะแบบนี้ การขึ้นเงินเดือนเดือนมิถุนายน โบนัสเดือนธันวาคม หรือพนักงานเข้างานเดือนสิงหาคม จึงกระทบภาษีของทุกเดือนที่เหลือ
ประกันสังคมและกองทุน
ประกันสังคมหักในอัตรา 5% ของค่าจ้าง โดยมีเพดานตามที่กฎหมายกำหนด และนายจ้างสมทบอีกส่วนเท่ากัน นอกจากนี้ยังอาจมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง 0.25%
สลิปเงินเดือน
พนักงานทุกคนควรเห็นที่มาของเงินตัวเอง ทั้งรายการเงินได้ รายการหักแต่ละตัว และยอดสุทธิ สลิปยังเป็นหลักฐานด่านแรกเวลามีคนทักท้วงเรื่องเงิน
หนังสือรับรองการหักภาษี 50 ทวิ
เอกสารที่พนักงานต้องใช้ไปยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปีของตัวเอง นายจ้างมีหน้าที่ออกให้ พนักงานทำเองไม่ได้
แบบ ภ.ง.ด.1
แบบยื่นกรมสรรพากรทุกเดือน แสดงภาษีที่หักจากพนักงานแต่ละคน และยังมีแบบสรุปประจำปี ภ.ง.ด.1ก อีกฉบับ
รายงานสรุปเงินเดือน
สิ่งที่ผู้บริหารและฝ่ายบัญชีอ่านจริง ทั้งยอดรวมค่าจ้างของงวด สรุปแยกตามแผนก รายการโอนเงินสำหรับส่งธนาคาร และรายละเอียดทั้งหมดสำหรับผู้สอบบัญชี
ตารางเช็คลิสต์สรุป
พิมพ์ตารางนี้ไว้ แล้วติ๊กไปทีละข้อตอนทดลองใช้แต่ละเจ้า
| ข้อ | ฟีเจอร์ | คำถามที่ต้องถามจริง ๆ |
|---|---|---|
| 1 | ข้อมูลพนักงาน | เก็บประวัติเงินเดือนและวันลาออกไหม |
| 2 | คำนวณเงินเดือน | คนเข้ากลางเดือนหารตามวันให้ไหม |
| 3 | ค่าล่วงเวลา | เลือกตัวคูณได้ และอัตราตามประเภทการจ้างไหม |
| 4 | เงินเพิ่ม / เงินหัก | รู้ว่ารายการไหนเข้าฐานประกันสังคมไหม |
| 5 | ภาษีหัก ณ ที่จ่าย | ขึ้นเงินเดือนแล้วคิดย้อนทั้งปีไหม |
| 6 | ประกันสังคม | แก้เพดานเองได้ ยกเว้นกรรมการได้ไหม |
| 7 | สลิปเงินเดือน | ซ่อนคนที่ยังไม่เข้า/ออกไปแล้วไหม |
| 8 | 50 ทวิ | ยอดดึงอัตโนมัติหรือคีย์ใหม่ |
| 9 | ภ.ง.ด.1 | แสดงเฉพาะคนที่ทำงานเดือนนั้นไหม |
| 10 | รายงานเงินเดือน | ส่งออก CSV / Excel ได้ไหม |
โปรแกรม Payroll หรือ โปรแกรม HR Payroll
โปรแกรม Payroll เน้นค่าจ้าง ภาษี เงินสมทบ และเอกสารยื่นราชการ ส่วนโปรแกรม HR ครอบคลุมงานบุคคลทั้งหมด ทั้งสรรหา ประเมินผล ฝึกอบรม และโครงสร้างองค์กร ตัวที่รวมสองอย่างเข้าด้วยกันมักขายในชื่อ โปรแกรม HR Payroll
eSimPayroll ทำทั้ง 10 ข้อนี้ได้อย่างไร
eSimPayroll เป็นโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อกฎหมายเงินเดือนไทยโดยเฉพาะ ทั้ง 10 ข้อข้างต้นจึงเป็นเมนูในโปรแกรม ไม่ใช่โมดูลเสริมที่ต้องซื้อเพิ่ม
- ข้อ 1-2 ข้อมูลพนักงานเก็บวันเริ่มงาน วันลาออก และประวัติการขึ้นเงินเดือนครบ คนเข้ากลางเดือนคิดเฉลี่ยรายวันให้
- ข้อ 3-4 ตัวคูณ OT ตามกฎหมาย อัตราต่อชั่วโมงเปลี่ยนตามประเภทการจ้าง และระบบรู้ว่ารายการไหนเข้าฐานประกันสังคม
- ข้อ 5 ภาษีคำนวณจากเงินได้ทั้งปีทุกเดือนที่ทำงาน ขึ้นเงินเดือนหรือเข้างานกลางปีจึงสะท้อนให้อัตโนมัติ
- ข้อ 6 อัตราและเพดานประกันสังคมแก้ได้เองในหน้าตั้งค่า ยกเว้นกรรมการได้ และรองรับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
- ข้อ 7-9 สลิป 50 ทวิ ภ.ง.ด.1 และ สปส.1-10 ออกจากข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ซ้ำ และแสดงเฉพาะคนที่ทำงานอยู่จริงในเดือนนั้น
- ข้อ 10 รายงานสรุป แยกตามแผนก และรายละเอียดทั้งหมด ส่งออก CSV ได้
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรม Payroll มีอะไรบ้าง
อย่างน้อย 10 ส่วน คือ ข้อมูลพนักงาน คำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา เงินเพิ่มและเงินหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคมและกองทุน สลิปเงินเดือน 50 ทวิ ภ.ง.ด.1 และรายงานสรุปเงินเดือน ถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่ง งานส่วนนั้นจะย้อนกลับไปทำมือ
โปรแกรม Payroll กับโปรแกรม HR ต่างกันอย่างไร
โปรแกรม Payroll เน้นค่าจ้าง ภาษี เงินสมทบ และการยื่นเอกสารราชการ ส่วนโปรแกรม HR ครอบคลุมงานบุคคลทั้งหมด ทั้งสรรหา ประเมินผล ฝึกอบรม และโครงสร้างองค์กร ตัวที่รวมกันเรียกว่า โปรแกรม HR Payroll ธุรกิจเล็กที่ต้องการแค่ทำเงินเดือนและยื่นเอกสาร มักไม่จำเป็นต้องซื้อชุดใหญ่
ระบบ Payroll ต้องออกเอกสารราชการอะไรได้บ้าง
อย่างน้อย 4 อย่าง คือ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 50 ทวิ สำหรับพนักงานแต่ละคน แบบ ภ.ง.ด.1 ยื่นกรมสรรพากรทุกเดือน แบบ สปส.1-10 ยื่นสำนักงานประกันสังคมทุกเดือน และแบบ กท.20ก สำหรับเงินกองทุนเงินทดแทนรายปี
โปรแกรมเงินเดือนพนักงานรองรับพนักงานรายวันด้วยไหม
ควรรองรับ เพราะวิธีคิดต่างกัน พนักงานรายเดือนได้ค่าจ้างคงที่และคิดตามสัดส่วนเมื่อเข้ากลางงวด ส่วนรายวันคิดจากวันทำงานจริง และอัตรา OT ต่อชั่วโมงใช้คนละสูตร ถ้าระบบรองรับแบบเดียว อีกกลุ่มก็ต้องคิดมืออยู่ดี
สรุป
คำถามว่า โปรแกรม Payroll มีอะไรบ้าง คำตอบที่ใช้ได้จริงไม่ใช่รายการฟีเจอร์ที่ยาวกว่า แต่คือ 10 ข้อข้างต้นมีครบและถูกต้องตามกฎหมายไทยหรือไม่ ข้อ 5, 6 และ 9 คือจุดที่แต่ละเจ้าต่างกันเงียบ ๆ และเป็นสามข้อที่พอผิดแล้วเสียเงินจริง
เอาเช็คลิสต์ข้างบนไปใช้ตอนทดลองใช้ระบบถัดไป แล้วทดสอบด้วยเดือนที่จ่ายเงินไปแล้ว ใช้เวลาเทียบ 30 นาที ประหยัดการตามแก้ทั้งปี
