ทำสลิปเงินเดือนให้พนักงาน ยังไงให้ครบถูกต้อง
โปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์ คือระบบที่สร้างสลิปเงินเดือนจากผลคำนวณค่าจ้างโดยตรง ทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงเครื่อง เมื่อบันทึกเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และรายการหักของงวดเรียบร้อย ระบบจะออกสลิปของพนักงานทุกคนพร้อมกันเป็นไฟล์ PDF ให้พิมพ์หรือส่งต่อได้ทันที
ความต่างจากการทำสลิปในไฟล์ตารางคำนวณไม่ได้อยู่ที่หน้าตาสลิป แต่อยู่ที่ตัวเลขบนสลิปมาจากชุดข้อมูลเดียวกับที่ใช้ยื่นเอกสารราชการ จึงไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ และไม่มีทางที่ตัวเลขสองที่จะไม่ตรงกันโดยไม่มีใครรู้
สลิปเงินเดือนต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
สลิปเงินเดือนมีไว้ให้พนักงานตรวจสอบเงินของตัวเองได้ ดังนั้นตัวเลขแต่ละตัวต้องแยกบรรทัดให้เห็น ถ้ารวมเป็นก้อนเดียวแล้วเขียนว่า "เงินเดือน" ก็หมดความหมายของการมีสลิป
| ส่วนของสลิป | ต้องมีอะไร |
|---|---|
| หัวสลิป | ชื่อนายจ้าง ชื่อและรหัสพนักงาน งวดการจ่าย และวันที่จ่าย |
| เงินได้ | ค่าจ้างของงวด และเงินได้แต่ละประเภทแยกบรรทัด เช่น ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน ค่าเดินทาง ค่าตำแหน่ง โบนัส |
| เงินหัก | ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง และรายการอื่น เช่น เงินเบิกล่วงหน้า แยกบรรทัดทุกตัว |
| ยอดสุทธิ | เงินได้รวม ลบ เงินหักรวม คือยอดที่โอนเข้าบัญชีจริง |
| ยอดสะสม | ไม่บังคับแต่มีประโยชน์ คือเงินได้สะสม ภาษีสะสม และเงินสมทบสะสมทั้งปี ให้พนักงานเทียบกับหนังสือรับรอง 50 ทวิ ตอนสิ้นปีได้ |
วิธีทดสอบง่าย ๆ: ยื่นสลิปให้พนักงานแล้วให้เขาอธิบายว่ายอดสุทธิมาจากไหน ถ้าอธิบายไม่ได้ แปลว่าสลิปยังละเอียดไม่พอ และคำถามจะกลับมาหาคุณทุกเดือน
ออกสลิปด้วย Excel ต่างจากใช้โปรแกรมยังไง
Excel ทำสลิปให้สวยได้ไม่ยาก ปัญหาไม่ได้อยู่ที่สลิปใบแรก แต่อยู่ที่เดือนที่ 5 เดือนที่ 12 และตอนสิ้นปี
| หัวข้อ | ทำด้วย Excel | ใช้โปรแกรม |
|---|---|---|
| ออกสลิป 30 คน | ทำ mail merge หรือก๊อปชีตทีละคน | สั่งครั้งเดียวออกครบ |
| ตัวเลขภาษี | สูตรที่เขียนเองและต้องดูแลเอง | ระบบคำนวณให้ |
| คนเข้างานกลางเดือน | หารวันเอง และต้องไม่ลืมว่าเงินได้ทั้งปีที่ใช้คิดภาษีต้องหารด้วย | หารให้อัตโนมัติ |
| ขึ้นเงินเดือนกลางปี | สลิปเดือนเก่าเปลี่ยนตาม ถ้าไปแก้ช่องเงินเดือนทับ | งวดเก่าคงอัตราเดิมไว้ |
| เอกสารสิ้นปี | พิมพ์ยอดรวมลง 50 ทวิ และ ภ.ง.ด.1 ใหม่ | ใช้ข้อมูลชุดเดิม ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ |
| ย้อนดูงวดเก่า | ต้องหาว่าไฟล์เวอร์ชันไหนคือตัวจริง | เปิดงวดนั้นแล้วดูได้เลย |
ทั้งหมดนี้ไม่ได้แปลว่า Excel ผิด ถ้ามีพนักงาน 3 คน รายเดือนทั้งหมด ไม่มีคนเข้าออกเลย Excel ก็เพียงพอจริง ๆ จุดที่การเปลี่ยนคุ้มคือเมื่อเริ่มมีคนเข้าออกระหว่างปี เพราะนั่นคือต้นตอของการพิมพ์ซ้ำและตัวเลขไม่ตรงกัน
ขั้นตอนออกสลิปเงินเดือนออนไลน์
- 1. ตั้งค่าบริษัทและพนักงาน — ชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รอบการจ่าย แล้วใส่ข้อมูลพนักงานแต่ละคน ทั้งเงินเดือน ประเภทการจ้าง วันเริ่มงาน และค่าลดหย่อนภาษี
- 2. เลือกงวดที่จะทำ — เลือกเดือนและปี ระบบจะดึงฐานค่าจ้างของแต่ละคนตามงวดนั้นมาให้
- 3. บันทึกเงินได้และเงินหักของงวด — ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน โบนัส และรายการหัก เช่น เงินเบิกจ่ายล่วงหน้า
- 4. ตรวจก่อนออกสลิป — ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และกองทุน ระบบคำนวณให้อัตโนมัติ ตรวจยอดสุทธิรายคนและยอดรวมของงวด
- 5. ออกสลิปและส่ง — สั่งออกสลิปทุกคนเป็นไฟล์ PDF แล้วพิมพ์หรือส่งแยกรายคน
ส่งสลิปให้พนักงานแบบไหนปลอดภัย
หลักการง่ายมาก คือสลิปของใครต้องถึงคนนั้นคนเดียว เงินเดือนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA และนายจ้างมีหน้าที่ดูแลไม่ให้รั่วไหล
- ควรทำ: ส่งไฟล์แยกรายคนไปอีเมลส่วนตัวหรือแชตส่วนตัว หรือให้พนักงานเปิดดูสลิปของตัวเองในระบบ
- ควรเลี่ยง: ส่งไฟล์รวมทุกคนเข้ากลุ่มแชต เพราะเปิดเผยเงินเดือนของทุกคนพร้อมกัน และเรียกคืนไม่ได้
- ควรเลี่ยงเช่นกัน: พิมพ์สลิปทั้งปึกวางไว้ให้มาหยิบเอง ปัญหาเดียวกันแต่เป็นกระดาษ
ต้องเก็บเอกสารการจ่ายค่าจ้างไว้กี่ปี
ตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน นายจ้างต้องเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันจ่าย ในทางปฏิบัติควรเก็บนานกว่านั้น เพราะเอกสารชุดเดียวกันคือสิ่งที่ใช้อ้างอิงตอนถูกตรวจภาษีย้อนหลังและตอนมีข้อพิพาทแรงงาน
ข้อนี้เป็นจุดที่ระบบออนไลน์ช่วยแบบเงียบ ๆ คืองวดเก่ายังอยู่ที่เดิม เปิดย้อนดูได้แม้ผ่านไปหลายปี โดยไม่ต้องไล่หาว่าไฟล์ไหนคือตัวจริง
ทำสลิปเงินเดือนให้พนักงาน เริ่มยังไง
ถ้าเพิ่งเริ่มและยังไม่เคยออกสลิปมาก่อน ลำดับที่ทำให้ไม่ต้องย้อนกลับมาแก้คือแบบนี้
- เก็บข้อมูลพนักงานให้ครบครั้งเดียว — ชื่อ เลขบัตรประชาชน วันเริ่มงาน ค่าจ้าง ประเภทการจ้าง (รายเดือน/รายวัน) เลขบัญชีธนาคาร
- กำหนดงวดจ่ายให้ชัด — ตัดรอบวันที่เท่าไหร่ จ่ายวันไหน
- บันทึกตัวเลขของงวด — วันทำงาน ค่าล่วงเวลา เบี้ยเลี้ยง และรายการหักต่าง ๆ
- ให้ระบบคิดภาษีและประกันสังคม — อย่าพิมพ์เอง เพราะเปลี่ยนตามเงินได้ทุกเดือน
- ตรวจสลิปของคนหนึ่งทีละบรรทัด ก่อนออกให้ทุกคน
- ส่งสลิปของใครถึงคนนั้นคนเดียว
- เก็บไฟล์ไว้ — กฎหมายกำหนดไม่น้อยกว่า 2 ปี
ขั้นที่คนพลาดบ่อยที่สุดคือข้อ 4 — พิมพ์ยอดภาษีหรือประกันสังคมลงไปเอง แล้วลืมแก้เมื่อเงินเดือนเปลี่ยน ทำให้สลิปกับยอดที่นำส่งจริงไม่ตรงกัน และไปโผล่เป็นปัญหาตอนออก 50 ทวิ ปลายปี
แอพทำสลิปเงินเดือน — ทำบนมือถือได้ไหม
คำถามนี้ถูกค้นบ่อยมาก คำตอบตรง ๆ คือ ทำได้ แต่ต้องเข้าใจว่า "แอพ" มี 2 แบบ
| ประเภท | ข้อดี | ข้อจำกัด |
|---|---|---|
| แอพติดตั้ง (App Store / Play Store) | เปิดเร็ว ใช้ออฟไลน์ได้บางส่วน แจ้งเตือนได้ | ต้องติดตั้ง อัปเดตเอง มักมีเฉพาะระบบใดระบบหนึ่ง และหน้าจอเล็กทำให้กรอกตารางเงินเดือนลำบาก |
| เว็บแอพ (เปิดผ่านเบราว์เซอร์) | ไม่ต้องติดตั้ง ใช้ได้ทั้งมือถือ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ ข้อมูลตรงกันทุกเครื่อง อัปเดตอัตโนมัติ | ต้องมีอินเทอร์เน็ต |
eSimPayroll เป็นเว็บแอพ — ไม่มีแอพให้โหลดจาก App Store หรือ Play Store แต่เปิดผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือได้ทันที ดูสลิป ตรวจยอด และส่งให้พนักงานจากโทรศัพท์ได้
ในทางปฏิบัติ งานคิดเงินเดือนของทั้งบริษัทควรทำบนหน้าจอใหญ่ เพราะต้องกรอกตารางหลายคอลัมน์ ส่วนมือถือเหมาะกับการ ตรวจ ดู และส่ง มากกว่ากรอก
เคล็ดลับ: เปิด esimpayroll.com บนมือถือแล้วเลือก "เพิ่มไปยังหน้าจอโฮม" จะได้ไอคอนเหมือนแอพติดตั้ง เปิดได้ในคลิกเดียว
ทำสลิปเงินเดือนฟรีได้ไหม
ได้ และมีหลายทาง แต่ละทางแลกกับอะไรไม่เหมือนกัน
| วิธี | ค่าใช้จ่าย | สิ่งที่ต้องทำเอง |
|---|---|---|
| Excel / Google Sheets | ฟรี | คิดภาษีขั้นบันไดเอง ตามแก้เพดานประกันสังคมเอง ทำไฟล์แยกรายคนเอง ออก 50 ทวิ กับ ภ.ง.ด.1 เอง |
| เทมเพลตสลิปสำเร็จรูป | ฟรี | เหมือนข้างบน แค่ได้หน้าตาสลิปมาให้ ตัวเลขยังต้องคิดเอง |
| โปรแกรมที่มีแพ็กเกจฟรีถาวร | ฟรี (จำกัดจำนวนคน) | มักจำกัดพนักงาน 3–5 คน และไม่รวมเอกสารราชการ |
| ทดลองใช้ฟรีมีกำหนด | ฟรีช่วงแรก | ได้ฟีเจอร์เต็ม รวมเอกสารราชการ แต่หมดช่วงทดลองต้องตัดสินใจ |
eSimPayroll ให้ทดลองฟรี 30 วัน แบบใช้ได้ครบทุกฟีเจอร์ ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต หลังจากนั้นเริ่มต้น 590 บาท/เดือน สำหรับพนักงานไม่เกิน 10 คน — เราไม่มีแพ็กเกจฟรีถาวร และบอกตรง ๆ ดีกว่าให้เข้าใจผิดตั้งแต่แรก
ถ้ามีพนักงาน 1–3 คนและไม่ต้องยื่นเอกสารราชการ Excel ก็พอ แต่ถ้าต้องออก 50 ทวิ และ ภ.ง.ด.1 ทุกปี เวลาที่เสียไปกับการทำเองมักแพงกว่าค่าโปรแกรม
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์ คืออะไร
คือระบบที่สร้างสลิปจากผลคำนวณค่าจ้างโดยตรงผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งอะไร บันทึกเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และรายการหักของงวด แล้วระบบออกสลิปของทุกคนพร้อมกันเป็น PDF ต่างจาก Excel ตรงที่ตัวเลขมาจากชุดข้อมูลเดียวกับที่ใช้ยื่นเอกสารราชการ
สลิปเงินเดือนต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
ชื่อนายจ้างและพนักงาน งวดและวันที่จ่าย ฐานค่าจ้าง เงินได้แต่ละประเภทแยกบรรทัด เงินหักแต่ละประเภทแยกบรรทัด และยอดสุทธิที่จ่ายจริง การแยกบรรทัดสำคัญ เพราะพนักงานต้องตรวจได้ว่าตัวเลขแต่ละตัวมาจากไหน
ส่งสลิปให้พนักงานแบบไหนปลอดภัยที่สุด
สลิปของใครต้องถึงคนนั้นคนเดียว ส่งไฟล์แยกรายคนทางอีเมลส่วนตัวหรือแชตส่วนตัว หรือให้เปิดดูเองในระบบ เลี่ยงการส่งไฟล์รวมเข้ากลุ่มแชต เพราะเปิดเผยทุกคนพร้อมกันและเรียกคืนไม่ได้ เงินเดือนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA
ทำสลิปเงินเดือนให้พนักงานต้องเริ่มยังไง
เริ่มจากเก็บข้อมูลพนักงานให้ครบครั้งเดียว คือชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันเริ่มงาน ค่าจ้าง ประเภทการจ้าง และเลขบัญชีธนาคาร จากนั้นกำหนดงวดจ่ายว่าตัดรอบวันไหนจ่ายวันไหน แล้วบันทึกตัวเลขของงวดคือวันทำงาน ค่าล่วงเวลา และรายการหัก ปล่อยให้ระบบคำนวณภาษีและประกันสังคมแทนการพิมพ์เอง ตรวจสลิปหนึ่งใบทีละบรรทัดก่อนออกให้ทุกคน แล้วส่งสลิปของแต่ละคนแยกเป็นรายบุคคล
มีแอพทำสลิปเงินเดือนบนมือถือไหม
มีสองแบบคือแอพที่ติดตั้งจาก App Store หรือ Play Store กับเว็บแอพที่เปิดผ่านเบราว์เซอร์ eSimPayroll เป็นเว็บแอพ ไม่ต้องติดตั้ง เปิดบนมือถือได้ทันทีเพื่อดูสลิป ตรวจยอด และส่งให้พนักงาน แต่การกรอกข้อมูลเงินเดือนทั้งบริษัทแนะนำให้ทำบนหน้าจอใหญ่เพราะมีหลายคอลัมน์ หากต้องการไอคอนบนหน้าจอโฮมให้เปิดเว็บไซต์บนมือถือแล้วเลือกเพิ่มไปยังหน้าจอโฮม
ทำสลิปเงินเดือนออนไลน์ฟรีได้ไหม
ได้หลายทาง เช่นใช้ Excel หรือเทมเพลตสำเร็จรูปซึ่งฟรีแต่ต้องคิดภาษีขั้นบันไดและประกันสังคมเอง หรือใช้โปรแกรมที่มีแพ็กเกจฟรีจำกัดจำนวนพนักงาน ส่วน eSimPayroll ให้ทดลองใช้ฟรี 30 วันแบบครบทุกฟีเจอร์โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต หลังจากนั้นเริ่มต้น 590 บาทต่อเดือนสำหรับพนักงานไม่เกิน 10 คน ไม่มีแพ็กเกจฟรีถาวร
สลิปเงินเดือนต้องมีลายเซ็นไหม
กฎหมายไม่ได้บังคับให้สลิปต้องมีลายเซ็น สิ่งที่สำคัญกว่าคือรายการต้องครบและตรวจสอบได้ ทั้งชื่อนายจ้างและพนักงาน งวดและวันที่จ่าย เงินได้แต่ละประเภทแยกบรรทัด เงินหักแต่ละประเภทแยกบรรทัด และยอดสุทธิ สลิปอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกจากระบบใช้เป็นหลักฐานได้เช่นกัน
สลิปเงินเดือนกับ 50 ทวิ ต่างกันยังไง
สลิปเงินเดือนออกทุกงวดที่จ่ายค่าจ้าง แสดงรายละเอียดของงวดนั้นงวดเดียว ส่วนหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือ 50 ทวิ ออกปีละครั้งภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป สรุปเงินได้และภาษีที่หักทั้งปีรวมกัน พนักงานใช้ 50 ทวิ แนบตอนยื่นภาษี ส่วนสลิปใช้ตรวจสอบเงินรายเดือนของตัวเอง
เอกสารการจ่ายค่าจ้างต้องเก็บกี่ปี
ไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันจ่าย ตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน แนะนำให้เก็บนานกว่านั้น เพราะเอกสารชุดเดียวกันใช้ตอนตรวจภาษีย้อนหลังและตอนมีข้อพิพาทแรงงาน ระบบออนไลน์ช่วยให้ย้อนดูงวดเก่าได้โดยไม่ต้องค้นไฟล์
สรุป
สลิปเงินเดือนไม่ใช่เอกสารที่ทำเพื่อให้มี แต่เป็นสิ่งที่ให้พนักงานตรวจสอบเงินของตัวเองได้ และเป็นหลักฐานที่คุ้มครองนายจ้างในภายหลัง สิ่งที่โปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์เปลี่ยนไม่ใช่หน้าตาสลิป แต่คือการที่ตัวเลขชุดเดียวไหลไปทั้งสลิป หนังสือรับรองภาษี และเอกสารยื่นราชการ
ออกสลิปเงินเดือนด้วย eSimPayroll
ฟรี 30 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ไม่ต้องติดตั้ง ลองเอาเดือนที่จ่ายไปแล้วจริงมากรอก แล้วออกสลิปเทียบทีละบรรทัดกับของเดิมที่เคยส่ง
