โปรแกรม HR ออนไลน์ คืออะไร ต่างจากโปรแกรมเงินเดือนอย่างไร
โปรแกรม HR ออนไลน์ คือระบบบริหารงานบุคคลที่ทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ รวมงานที่เกี่ยวกับพนักงานไว้ในที่เดียว ทั้งทะเบียนประวัติ การบันทึกเวลาเข้าออกงาน การลา ตารางกะ และในหลายระบบรวมถึงการคำนวณเงินเดือนด้วย ข้อมูลอยู่บนคลาวด์ของผู้ให้บริการ เปิดใช้จากอุปกรณ์ไหนก็ได้โดยไม่ต้องติดตั้งอะไร
โปรแกรม HR ออนไลน์ ทำอะไรได้บ้าง
ขอบเขตของแต่ละระบบต่างกันมาก ส่วนที่ธุรกิจไทยได้ใช้จริงมักเป็นกลุ่มนี้
- ทะเบียนประวัติพนักงาน — ข้อมูลส่วนตัว ตำแหน่ง วันเริ่มงาน ประเภทการจ้าง ประวัติการปรับเงินเดือน และเอกสารประกอบ
- เวลาเข้าออกงาน — บันทึกเวลาเข้าออก นับสาย ออกก่อน และชั่วโมงล่วงเวลาที่ส่งต่อเข้าการคำนวณเงินเดือน
- การลา — ยื่นลา อนุมัติ และคำนวณสิทธิคงเหลือให้อัตโนมัติ แทนการจดในสมุด
- ตารางกะ — จัดว่าใครเข้ากะไหน และหมุนเวียนกะสำหรับธุรกิจที่มีหลายกะ
- เงินเดือน — ค่าจ้าง ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคมและกองทุน สลิปเงินเดือน และเอกสารยื่นราชการ
- ประเมินผลและสรรหา — มีในระบบ HR ขนาดใหญ่ ส่วนใหญ่ไม่มีในระบบที่เน้นเงินเดือน
ต่างจากโปรแกรมเงินเดือนยังไง
คำถามนี้คือต้นเหตุของงบที่เสียเปล่าบ่อยที่สุด เพราะสองหมวดนี้ทับซ้อนกันมาก และผู้ขายแต่ละเจ้าก็ใช้คำเรียกไม่เหมือนกัน
| หัวข้อ | โปรแกรมเงินเดือน | ระบบ HR ครบวงจร |
|---|---|---|
| งานหลัก | คำนวณค่าจ้างให้ถูกและออกเอกสารยื่น | ดูแลงานบุคคลทั้งวงจร |
| เงินเดือนและภาษี | เป็นจุดแข็งหลัก | มักมี แต่ความละเอียดต่างกัน |
| เวลาทำงานและการลา | มีในระบบที่ดีหลายเจ้า | มีเสมอ |
| ประเมินผล สรรหา อบรม | ส่วนใหญ่ไม่มี | มี |
| ความยุ่งยากตอนเริ่ม | ระดับวัน | ระดับสัปดาห์ถึงเดือน |
| ค่าใช้จ่ายโดยทั่วไป | ต่ำกว่า คิดรายคนต่อเดือน | สูงกว่า และมักมีค่าติดตั้ง |
พูดกันตรง ๆ: eSimPayroll เป็นโปรแกรมเงินเดือนที่มีเวลาทำงาน การลา และตารางกะอยู่ด้วย ไม่ใช่ระบบ HR ครบวงจร ไม่มีส่วนประเมินผล สรรหา หรือประวัติการอบรม ถ้าสิ่งที่คุณต้องการคือส่วนเหล่านั้น ระบบ HR ขนาดใหญ่คือคำตอบที่ถูกกว่า และบทความนี้น่าจะช่วยให้ถามคำถามกับผู้ขายได้ตรงจุดขึ้น
ธุรกิจแบบไหนควรใช้
จุดที่คุ้มมักไม่ได้อยู่ที่จำนวนคนอย่างเดียว แต่อยู่ที่ความซับซ้อน
- คุ้มที่จะใช้ — ประมาณ 10 คนขึ้นไป โดยเฉพาะที่มีการเข้างานเป็นกะ มีสิทธิลาที่ต้องนับคงเหลือ มีคนเข้าออกระหว่างปี หรือมีคนดูแลงานบุคคลมากกว่าหนึ่งคน
- ยังไม่ต้องรีบ — พนักงานไม่กี่คน เวลาทำงานคงที่ การลานับด้วยมือได้ เริ่มจากโปรแกรมเงินเดือนอย่างเดียวก่อนมักพอ แล้วค่อยขยายทีหลัง
- สำนักงานบัญชี — เป็นกรณีเฉพาะ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือสลับระหว่างบริษัทลูกค้าได้สะอาด ไม่ใช่จำนวนฟีเจอร์ HR
เลือกโปรแกรม HR ออนไลน์ยังไง
- 1. เขียนงานที่เสียเวลาที่สุดออกมาก่อน — เลือกระบบที่แก้ข้อที่หนักที่สุดได้ ไม่ใช่เลือกจากจำนวนฟีเจอร์
- 2. ตรวจว่าคำนวณตามกฎหมายไทยครบไหม — ภาษีหัก ณ ที่จ่ายแบบขั้นบันได ประกันสังคมพร้อมเพดาน กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง และค่าล่วงเวลา 1.5 เท่าและ 3 เท่า
- 3. ทดสอบด้วยเดือนจริง — ช่วงทดลองใช้ ให้กรอกเดือนที่จ่ายไปแล้วจริงแล้วเทียบทุกตัวเลข ดูให้ดีที่กรณีคนเข้างานกลางเดือนและการขึ้นเงินเดือนกลางปี เพราะเป็นจุดที่แต่ละระบบต่างกัน
- 4. ถามเรื่องการนำข้อมูลออก — ถามก่อนสมัคร ไม่ใช่ตอนจะเลิกใช้ ระบบที่ดีต้องส่งออกเป็นไฟล์ที่เปิดอ่านได้เอง เช่น CSV
- 5. เริ่มจากขอบเขตเล็กก่อน — เปิดใช้เงินเดือนกับเวลาทำงานก่อน ให้ทีมคุ้นเคยแล้วค่อยเพิ่มส่วนอื่น การเปิดทุกอย่างพร้อมกันคือสาเหตุที่โครงการมักค้างกลางทาง
ราคาประมาณเท่าไหร่
ส่วนใหญ่ในไทยคิดรายเดือนตามจำนวนพนักงาน ระบบที่เน้นเงินเดือนและเวลาทำงานมักอยู่ในหลักไม่กี่สิบบาทต่อคนต่อเดือน ส่วนระบบ HR ครบวงจรที่มีประเมินผลและสรรหาจะสูงกว่านั้น และมักมีค่าติดตั้งเริ่มต้น
3 คำถามที่ควรถามก่อนตัดสินใจ — ราคานี้รวมพนักงานกี่คน มีค่าติดตั้งหรือค่าอบรมแยกไหม และถ้าเลิกใช้ข้อมูลจะเป็นยังไง
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรม HR ออนไลน์ คืออะไร
คือระบบบริหารงานบุคคลที่ทำงานผ่านเบราว์เซอร์ รวมทะเบียนประวัติ เวลาเข้าออกงาน การลา ตารางกะ และมักรวมเงินเดือนไว้ในที่เดียว ข้อมูลอยู่บนคลาวด์ เปิดจากอุปกรณ์ไหนก็ได้โดยไม่ต้องติดตั้ง
ต่างจากโปรแกรมเงินเดือนอย่างไร
โปรแกรมเงินเดือนโฟกัสที่คำนวณค่าจ้าง ภาษี เงินสมทบ และออกสลิปกับเอกสารยื่น ส่วนโปรแกรม HR ขอบเขตกว้างกว่า ครอบคลุมทะเบียนประวัติ การลา เวลาทำงาน ประเมินผล และสรรหา ในทางปฏิบัติทับซ้อนกัน โปรแกรมเงินเดือนที่ดีมักมีเวลาทำงานและการลา ส่วนระบบ HR ใหญ่ก็มักมีเงินเดือน
ธุรกิจขนาดไหนควรเริ่มใช้
ความซับซ้อนสำคัญกว่าจำนวนคน ประมาณ 10 คนขึ้นไป โดยเฉพาะที่มีกะ มีสิทธิลาที่ต้องนับ มีคนเข้าออกระหว่างปี หรือมีคนดูแลมากกว่าหนึ่งคน ระบบจะเริ่มคุ้ม ถ้ามีพนักงานไม่กี่คนเวลาทำงานคงที่ เริ่มจากโปรแกรมเงินเดือนอย่างเดียวก่อนมักพอ
ราคาประมาณเท่าไหร่
ส่วนใหญ่คิดรายเดือนตามจำนวนคน ระบบที่เน้นเงินเดือนและเวลาทำงานมักอยู่หลักไม่กี่สิบบาทต่อคนต่อเดือน ระบบ HR ครบวงจรสูงกว่าและมักมีค่าติดตั้ง ควรถามว่าราคารวมกี่คน มีค่าติดตั้งหรืออบรมแยกไหม และถ้าเลิกใช้จะดึงข้อมูลออกยังไง
สรุป
สิ่งที่ควรจ่ายเงินให้โปรแกรม HR ออนไลน์ คือส่วนที่คุณจะเปิดใช้จริงทุกสัปดาห์ ธุรกิจที่เสียดายเงินส่วนใหญ่ซื้อความกว้างที่ไม่ได้ใช้ ขณะที่งานซึ่งกินเวลาจริง — เงินเดือนกับเวลาทำงาน — เป็นสิ่งที่ระบบเล็กกว่าทำได้ดีกว่าและถูกกว่า
eSimPayroll — เงินเดือน เวลาทำงาน การลา และกะ ในที่เดียว
ไม่ใช่ระบบ HR ครบวงจร และไม่ได้พยายามจะเป็น แต่คำนวณเงินเดือนตามกฎหมายไทย พร้อมดูแลเวลาทำงาน การลา และตารางกะ ทดลองฟรี 30 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ไม่ต้องติดตั้ง
