โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ คืออะไร? ช่วยธุรกิจจัดการเงินเดือนได้อย่างไร

โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ คือระบบเงินเดือนที่ทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงเครื่อง ข้อมูลเก็บอยู่บนคลาวด์ของผู้ให้บริการ ผู้ใช้เข้าระบบด้วยบัญชีและรหัสผ่านจากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือมือถือเครื่องใดก็ได้ ตัวโปรแกรมคำนวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบ แล้วออกสลิปเงินเดือนพร้อมเอกสารที่นายจ้างต้องยื่นราชการ

พูดสั้น ๆ คือทำงานเดียวกับระบบเงินเดือนแบบเดิมทุกอย่าง เพียงแต่ไม่ต้องติดตั้งอะไร และไม่ผูกกับคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง

ต่างจากโปรแกรมติดตั้งบนเครื่องยังไง

โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ทำงานยังไง

ช่วยธุรกิจจัดการเงินเดือนได้อย่างไร

• ใช้เวลาน้อยลงทุกเดือน — งานคิดเลขซ้ำ ๆ กับงานเอกสารจบไปพร้อมกัน
• ผิดพลาดน้อยลง — ตัวเลขไหลจากที่เดียวไปทุกเอกสาร ไม่ต้องคีย์ซ้ำ
• กฎหมายทันสมัยเสมอ — พออัตราหรือเพดานเปลี่ยน ผู้ให้บริการอัปเดตให้
• ทำงานจากที่ไหนก็ได้ — เงินเดือนไม่หยุดเพราะคนทำไม่ได้เข้าออฟฟิศ
• เครื่องพังก็ไม่หาย — ข้อมูลไม่ได้อยู่ในเครื่องนั้น
• มีร่องรอยย้อนดูได้ — ใช้ตอนพนักงานทักท้วงหรือผู้สอบบัญชีขอดู

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

เหมาะ ถ้า…

• มีพนักงานราว 5 คนขึ้นไป
• มีคนเข้าหรือลาออกระหว่างปี
• มีพนักงานรายวัน มีกะ หรือมี OT
• มีคนดูแลเงินเดือนมากกว่าหนึ่งคน
• พนักงานเริ่มขอสลิปเงินเดือน
• เป็นสำนักงานบัญชีที่ทำเงินเดือนให้ลูกค้าหลายบริษัท

ยังไม่จำเป็น ถ้า…

• มีพนักงาน 2-3 คน เป็นรายเดือนทั้งหมด และไม่มีคนเข้าออก
• ยังไม่มีใครถึงเกณฑ์เสียภาษี
• ออฟฟิศเน็ตหลุดเป็นประจำ

ข้อควรระวังก่อนเลือก

• เชื่อมต่อแบบเข้ารหัสไหม — ที่อยู่เว็บต้องขึ้นต้นด้วย https ไม่ใช่ http
• ข้อมูลแยกจากลูกค้ารายอื่นไหม — ถามตรง ๆ ได้ ข้อนี้สำคัญที่สุดกับสำนักงานบัญชี
• ดึงข้อมูลออกได้ไหม — ถ้าไม่มีปุ่มส่งออก CSV เท่ากับย้ายออกไม่ได้โดยไม่ต้องคีย์ใหม่ทั้งหมด
• ข้อมูลเป็นของใคร — อ่านเงื่อนไขการใช้งาน และดูนโยบาย PDPA
• ถ้าหยุดจ่ายค่าบริการจะเป็นยังไง — ยังเปิดดูและส่งออกข้อมูลปีเก่าได้ไหม
• ทำมาเพื่อกฎหมายไทยหรือเปล่า — ระบบต่างประเทศมักออก 50 ทวิ ภ.ง.ด.1 และ สปส.1-10 ไม่ได้

ราคาประมาณเท่าไหร่

โปรแกรม Payroll ออนไลน์ในไทยมักคิดราคาตามจำนวนพนักงานและเก็บเป็นรายเดือน ของ eSimPayroll เริ่มต้น 590 บาท/เดือน สำหรับพนักงาน 1-10 คน และมีแพ็กเกจแยกสำหรับสำนักงานบัญชีที่ดูแลลูกค้าหลายบริษัท ดูรายละเอียดได้ที่ ตารางราคาทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อย

สรุป

โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ไม่ได้ทำอะไรที่คนละเอียดรอบคอบกับไฟล์ตารางคำนวณทำไม่ได้ สิ่งที่มันเปลี่ยนคืองานนี้กินความใส่ใจแค่ไหนในแต่ละเดือน และตัวเลขหนึ่งตัวต้องถูกพิมพ์กี่ที่กว่าจะไปถึงแบบฟอร์มราชการ สำหรับธุรกิจที่โตเกิน 5 คน ความต่างตรงนี้ทบต้นขึ้นเรื่อย ๆ